Welchen Zugang haben wir zu IT-Controlling?

Durch Veränderungen im operativen Umfeld vieler Organisationen erfährt der Bereich des IT-Controlling einen Wandel. Fragestellungen rund um IT-Finanzkennzahlen oder absolute IT-Kosten werden zunehmend an die IT- und Finanzabteilungen herangetragen.

Dabei sind folgende Themen aus betrieblicher Sicht interessant:

  • Aufbau eines einfachen IT-Controllings: ein einfaches, leicht zu wartendes Set an Kennzahlen, welches einerseits der IT-Führung Steuerungs– und Entscheidungsmöglichkeiten in die Hand gibt, und andererseits der operativen Leitung einen raschen Überblick über IT-Eckdaten (Servicekosten) gibt.
  • Effiziente Unterstützung beim Aufbau einer innerbetrieblichen IT-Leistungsverrechnung (sowohl abteilungsspezifisch als auch zwischen Standorten mit gegebenenfalls eigenen IT-Bereichen)
  • Vergleiche, die zu einer Verbesserung der Strukturen führen können (IT-Benchmark innerbetrieblich zwischen Standorten mit gleichen Services — oder mit vergleichbaren Organisationen am Markt)
  • Finanzielle Entscheidungshilfen bei IT-organisatorischen Veränderungsprozessen in großenUnternehmungen (Stichwort: zentrale vs. dezentrale Services — „Make it or Buy it“)
  • Leider bietet das Unternehmenscontrolling oft nur wenig Unterstützung für die Probleme des IT-Leiters im Umgang mit seinen Kosten. Hier ist es möglich, durch den Aufbau eines einfachen servicebasierten Modells für Klarheit und Transparenz zu sorgen. Natürlich ist es unabdingbar, dass jegliches Kostenmodell in Einklang mit den buchhalterischen Finanzdaten steht.

IT-Controlling1

Projektinhalte

Die Erstellung eines IT-Controlling-Modells umfasst folgendes:

  • Identifikation aller IT-Services als Liste
  • Verteilung aller Personalaufwände zu diesen IT-Services auf Basis eines leicht umzusetzenden Verteilungsmodelles
  • Identifikation und Verteilung aller in der Buchhaltung vorhandenen IT-Kosten (Personalkosten, IT-Kosten und Investitionen (AFA)) auf das Modell
  • Berechnung der Kosten für alle identifizierten Services
  • Vorstellung eines Verrechnungsmodelles zur Weiterverrechnung der IT-Kosten
  • Berechnung von finanziellen Basis-Kennzahlen und Vergleich dieser Kennzahlen mit  allgemeinen beigestellten Benchmarkwerten
  • Erarbeitung eines Maßnahmenkataloges zur dauerhaften Anbindung des Modells an die Buchhaltung
  • Präsentation der Ergebnisse vor einem von Ihnen definierten Personenkreis

Das Projekt

Die Erstellung eines IT-Controlling Modells gehört nicht zu den alltäglichen Aktivitäten einer IT-Abteilung, wird jedoch von vielen Seiten eingefordert. Da wir über eine große Anzahlt von entsprechenden Templates und Vorgehensmodellen verfügen, schaffen wir es, die interne IT-Abteilung so wenig wie möglich mit dem Projekt zu binden.

Ein typisches Projekt setzt sich wie folgt zusammen:

  • Durchführung eines Initialworkshops. Jenach Größe des Projektes setzt sich dieser aus ca. 3–5 jeweils halbtägigen Arbeitssitzungen zusammen. Inhalt dieses Initialworkshops ist:
    • Vorstellung des Modells
    • Definition der Serviceliste
    • Verteilung der Personalaufwände
    • Einholung aller benötigten Finanzdaten
  • Durchführung einer ersten Verteilung auf Basis der erhobenen Daten durch uns
  • Abklärung offener Fragen
  • Fertigstellung der Verteilung und Errechnung der Kennzahlen
  • Präsentation des Modells, Vorstellung des Verrechnungsmodells und Erarbeitung des Maßnahmenkataloges im Rahmen von max. 2 weiteren Halbtagen.
  • Fertigstellung und Endpräsentation

Die Durchlaufzeit eines typischen Projektes ist ca. 1 – 1 ½ Monate. Die interne IT wird mit ca. 20 Sitzungsstunden (pro teilnehmender Person) belastet.

IHR NUTZEN

Aus der Erstellung eines IT-Controllings ergeben sich folgende Vorteile:

  • Behandlung des Themas mittels einfacher Struktur
  • Erhalt einer IT-Serviceliste und inkl. aller zugeordneten Servicekosten
  • Aufstellung finanzieller Kennzahlen und Benchmarkwerte für den weiteren Gebrauch in der Organisation
  • Aufstellung einer Personalaufwandsverteilung auf Basis der gegenwärtigen Serviceaufwände
  • Überblick über die Möglichkeiten, die Weiterverrechnung der IT-Kosten in der Organisation zu steuern
  • Verwendbare Unterlage bei der Beantwortung jeglicher Fragestellungen rund um IT-Kosten

Zufriedene Kunden